La fonctionnalité d'approbation des entrées de temps et dépenses est accessible sous le module Suivi de temps dans le menu de gauche de l'application et n'est disponible que pour les utilisateurs de la version Entreprise.

Mis à part les sponsors invités, tous les membres Nutcache peuvent utiliser la feuille de temps pour saisir leurs entrées de temps et dépenses, mais seuls les membres ayant le profil de permissions Chef de projet et Chef d'équipe (et bien sûr les administrateurs) peuvent approuver les entrées de temps et dépenses.


Définir les paramètres d'approbation

Avant de procéder à l'approbation et validation des entrées de temps et dépenses, vous devez définir quelques paramètres afin de mieux refléter votre réalité d'affaires. Ces paramètres sont accessibles dans l'écran des paramètres de votre organisation :


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Nutcache vous permet de définir le mode d'envoi/approbation des feuilles de temps, soit hebdomadaire ou quotidien + hebdomadaire, ainsi que le type de notification à envoyer lors d'une approbation ou d'un rejet d'une feuille de temps.


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Approbation par équipe ou par projet

Lorsque tous les membres de votre équipe ont saisi leurs entrées de temps et dépenses, l'étape suivante consiste à soit les approuver, soit les rejeter. Choisissez une des deux méthodes d'approbation -- par équipe ou par projet-- selon votre profil de permissions. Dans les deux cas, les étapes à suivre sont similaires.


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D'abord, sélectionnez l'équipe pour laquelle vous désirez valider les feuilles de temps passés et les dépenses encourues.


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Ensuite, sélectionnez la période pour laquelle vous désirez valider les feuilles de temps et dépenses. Pour sélectionner la période désirée, cliquez sur les petites flèches de défilement ou cliquez directement sur les dates pour une sélection plus rapide.


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Vous pouvez également modifier les paramètres d'affichage de la feuille de temps :

  • En attente d'approbation : affiche seulement les entrées de temps et dépenses qui n'ont pas été approuvées/rejetées
  • Toutes les entrées de temps et dépenses : affiche toutes les entrées de temps et dépenses, approuvées/rejetées ou non
  • Développer : ce mode vous informe davantage sur la nature des entrées de temps et dépenses affichée
  • Réduire : ce mode masque la nature des entrées de temps et dépenses pour afficher que les totaux


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L'image ci-dessous démontre à quoi ressemble une feuille de temps type :

typicaltimesheet_fr.jpg



L'écran Approbation par équipe affiche les entrées de temps et dépenses totales pour chacun des membres :


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Pour chacune des journées, vous pouvez voir :

  • Le nombre d'heures travaillées
  • Le nombre d'heures facturables
  • Les tâches effectuées et les projets liés
  • Les dépenses reliées aux projets
  • Les dépenses facturables reliées aux projets


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Survoler une entrée permet d'accéder à des options supplémentaires :


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Après avoir vérifié l'exactitude des informations affichées, cliquez sur le bouton «Approuver la semaine». Si certaines informations vous paraissent erronées, cliquez sur le bouton «Rejeter la semaine». Si les paramètres de notification ont été activés, une notification sera transmise au membre afin de l'en informer. Vous pouvez également annuler une approbation/rejet dans le cas où un membre aimerait y apporter des modifications.


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IMPORTANT
Une feuille de temps transmise pour approbation peut être modifiée tant que le chef de projet, ou le chef d'équipe, ne l'a pas approuvée ou rejetée. Une fois la feuille de temps approuvée ou rejetée, elle devient verrouillée et par conséquent, ne peut plus être modifiée par le membre qui l'a transmise.

 

Les différents statuts de l'approbation


Les entrées hachurées

Une feuille de temps qui contient des entrées de temps et dépenses hachurées signifie qu'elle n'a pas encore été transmise pour fins d'approbation.


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Le petit triangle noir

Un petit triangle noir signifie que la feuille de temps a été transmise et est en attente d'approbation ou de rejet.


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Le petit triangle rouge

Un petit triangle rouge signifie que la feuille de temps a été rejetée.


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Le petit triangle vert
Un petit triangle vert signifie que la feuille de temps a été approuvée.

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Les rapports de suivi du temps

Le module Suivi du temps propose de nombreux rapports complets qui vous informent sur l'efficacité de vos équipes et sur le temps utilisé pour compléter les projets. Les rapports de suivi du temps sont accessibles sous le module Rapports dans le menu de gauche de l'application :

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