Nutcache vous offre de nombreux outils pour vous aider à gérer et assurer le suivi de vos projets. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes incluses dans le cycle de gestion d'un projet avec Nutcache.


Se familiariser avec l'écran Projet




La gestion d’un projet par étape

Les principales étapes incluses dans le cycle de gestion d’un projet avec Nutcache :


1. La création d’un client
2. La création d’un projet
3. La création/approbation d’un devis
4. L’ajout de membres au projet
5. L’ajout de tâches au projet

6. Le suivi du budget du projet
7. L’organisation et le suivi d’un projet à l’aide d’un tableau collaboratif
8. L’ajout de listes et cartes au tableau
9. La gestion des heures travaillées
10. La gestion des dépenses
11. La facturation du projet


1. La création d’un client
Avant de procéder à la création d’un projet, il faut d’abord créer le client auquel le projet sera rattaché.


L'écran Client est accessible par le menu de gauche sous le module Projets.



À l’instar de l’écran projet, l’écran client regroupe toutes les informations pertinentes reliées au client (projets, devis, factures, paiements, etc.).


2. La création d’un projet
Entrez les informations relatives au projet. Seuls le nom du projet ainsi que le client sont obligatoires (1-2). Puisque le devis n’a pas encore créé et envoyé à votre client pour le travail à effectuer, le statut du projet doit être positionné à “Prévu” (3). Lorsque le client aura approuvé le devis, vous devrez modifier le statut du projet et sélectionnez “En cours”. Sélectionnez le chef de projet et précisez les paramètres de durée du projet (4).




L'accessibilité du projet

Au moment de créer votre projet, vous devez choisir si ce dernier sera "Ouvert" à tous les membres de votre organisation, ou plutôt "Restreint" à certains membres spécifiques de votre organisation (5).


Un projet ouvert ou un projet restreint? Quelle option choisir?

Un projet ouvert

 

Un projet restreint

  • Projet ouvert à tous les membres de votre organisation
  • Tous peuvent y travailler
  • Tous peuvent comptabiliser des heures travaillées sur ce projet
 
  • Projet dont l’accès est restreint à certains membres de votre organisation
  • Seuls les membres assignés peuvent travailler sur ce projet
  • Seuls les membres assignés peuvent comptabiliser des heures travaillées sur ce projet



L'ajout d'un budget et le choix d'une méthode de facturation

Si vous choisissez de définir un budget pour votre projet (6), vous devrez en définir la portée, le type de budget (basé sur les heures travaillées, les coûts, les heures facturables, etc.), le montant alloué et choisir de considérer seulement les entrées de temps/dépenses approuvées pour le calcul du budget. Pour en savoir davantage sur la création d'un budget pour un projet, cliquez ici.




Enfin, pour être en mesure de facturer un client pour le travail accompli, vous devez sélectionner une méthode de facturation pour le projet (7). Pour en savoir davantage sur les méthodes de facturation d'un projet, cliquez ici.



Une fois le projet créé et sauvegardé, vous avez accès à tous les onglets qui vous permettent de bien gérer le projet.




3. La création/approbation d’un devis
Après avoir créé votre projet, vous devez soumettre à votre client un devis incluant les tâches que vous prévoyez exécuter ainsi que le taux horaire pour chacune d’entre elles. La création d’un devis se fait à partir de l’onglet “Devis” de l’écran de projet.



La création d’un devis est une opération fort simple avec Nutcache. Il suffit de définir clairement un descriptif des tâches que vous prévoyez exécuter et à quels taux horaires. Nutcache vous permet de créer directement à même le devis les tâches à effectuer ainsi que les taxes qui s’y rattachent, s’il y a lieu.



Une fois votre devis créé, envoyé puis accepté par votre client, changez le statut du projet pour “En cours”. Si le client refuse votre devis, vous pouvez simplement sélectionnez le statut “Annulé” puis fermer votre projet.



4. L’ajout de membres au projet
Votre devis est accepté, votre projet est créé, maintenant vous devez définir qui seront les membres qui participeront à l’exécution des tâches de ce projet. Prenons l’exemple d’un projet restreint. L’opération suivante consiste à assigner des membres de votre organisation à votre projet. Seuls les membres assignés peuvent consigner des heures travaillées et des dépenses et accéder aux tableaux collaboratifs en fonction de leurs droits d’accès.



5. L’ajout de tâches au projet
Après avoir défini quels membres travailleront sur le projet, l’étape suivante consiste à ajouter des tâches au projet. Des tâches plus spécifiques au projet peuvent être créées à même le projet et regroupées par type de tâche.
Seules les tâches ajoutées au projet peuvent être utilisées par les membres assignés pour consigner des heures travaillées.


6. Le suivi du budget du projet

Une fois tous les paramètres du budget définis et que les membres ont commencé à travailler sur le projet, l'onglet Budget et ses nombreux indicateurs de performance vous aideront à en assurer le suivi.


Il vous est également possible de définir des jalons et alertes afin de mieux suivre le budget alloué. Pour en savoir davantage sur la création de jalons et alertes, cliquez ici.

7. L’organisation et le suivi d’un projet à l’aide d’un tableau collaboratif
La fonctionnalité collaborative de Nutcache vous permet d’organiser et de gérer votre projet à l’aide d’un tableau, de listes et de cartes. Créez votre tableau collaboratif directement à partir de l’écran de projets. Pour en savoir davantage sur la gestion de projet à l'aide d'un tableau, cliquez ici.




Quels sont les avantages à utiliser un tableau collaboratif pour gérer mon projet?
  • Organisez vos listes pour refléter le flux de travail qui vous convient
  • Ajoutez à vos cartes une variété d’information telle que listes de tâches, heures travaillées, dépenses et pièces jointes
  • Déterminez une date due et un montant estimé pour chaque carte
 
  • Invitez votre client, ou autres collaborateurs, à commenter les tâches en cours
  • Déplacez vos cartes d’une liste à l’autre en fonction de l’avancement d’un projet
  • Facturez l’ensemble d’un tableau d’un seul clic



8. L’ajout de listes et cartes au tableau
Une fois votre tableau créé, enrichissez-le de listes et de cartes qui refléteront les tâches à effectuer. Organisez vos listes de façon à ce qu’elles reflètent le travail que vous avez à exécuter.



Créez autant de listes et de cartes que vous avez besoin pour organiser votre travail.



Chaque carte dispose d’une série d’onglets qui vous permettent de:

  • Planifier vos tâches à l’aide de dates due/complétée
  • Définir des listes de sous-tâches
  • Associer des heures travaillées
  • Associer des dépenses reliées
  • Joindre et storer des documents
  • Commenter le travail en cours
  • Parcourir l’activité reliée à la carte


9. La gestion des heures travaillées
Pour comptabiliser le temps passé à travailler sur une tâche, il suffit de démarrer un chronomètre directement à partir de la carte appropriée.



Une fois la tâche complétée, arrêtez le chronomètre. Une fenêtre vous invite à comptabiliser les heures travaillées au nom du membre qui a fait le travail. La fenêtre affiche le nombre d’heures travaillées (1) mais permet également de modifier ces heures dans le cas où le nombre d’heures à facturer serait différent (2).




10. La gestion des dépenses
La gestion d’un projet avec Nutcache englobe également la gestion des dépenses encourus dans le cadre du projet afin de les facturer, s’il y a lieu, à votre client. L’ajout d’une dépense est, encore une fois, possible directement à partir de l’écran projet.




Après avoir cliqué sur le bouton + Dépense, l’écran de gestion des dépenses s’ouvre dans un nouvel onglet. Assignez un code et une date à la dépense, puis reliez-la à un membre de votre organisation (1). Assurez-vous également que la dépense est liée au bon projet (2) et que la case à cocher Facturable est sélectionnée (3). Entrez le nom du fournisseur et spécifiez la catégorie associée à la dépense (4) et, finalement, entrez le montant de la dépense (5) puis sauvegardez-la.



Évidemment, au moment de facturer le projet, vous aurez la possibilité d’ajouter à la facture les dépenses liées au projet.



11. La facturation du projet
Lorsque vient le temps de facturer un client pour le travail effectué, Nutcache vous offre plusieurs options. Vous pouvez, évidemment, facturer la totalité d’un projet en une seule opération en y incluant les heures travaillées et les dépenses encourues.


Pour générer une facture reliée à un projet, 3 options s'offrent à vous :

  • Sélectionnez l’option "Facturer les projets" accessible sous le menu Projets
  • Sélectionnez l'action "Générer une facture" à partir de la liste des projets
  • Sélectionnez l'action "Générer une facture" à partir de la fiche du projet

Après avoir sélectionné le client puis le(s) projet(s) que vous souhaitez inclure sur la facture (1-2), sélectionnez les dates de début et de fin de facturation du projet (3), et spécifiez si vous désirez ajouter les heures travaillées (4) et les dépenses à la facture (5). Cliquez sur le bouton Créer la facture (6) pour générer la facture.



La facture, prête à être transmise au client, s’affichera avec les tâches effectuées et les dépenses reliées.



Il ne vous restera plus qu’à appuyer sur le bouton Sauvegarder et envoyer pour transmettre la facture au client. Pour en savoir davantage sur la facturation d'un projet, cliquez ici.


Comment facturer partiellement un projet en cours?
Nutcache vous permet également de facturer partiellement un projet en cours en spécifiant une plage de dates précises. Pour ce faire, il vous suffit de définir les dates de début et de fin de facturation du projet (1-2). Les étapes subséquentes sont identiques à celles décrites ci-dessus.



Comment facturer un client à l'aide d'un tableau collaboratif?

Si vous utilisez un tableau collaboratif pour gérer votre projet, vous pouvez facilement générer une facture pour l'ensemble d'un tableau (voir le menu du tableau) ou facturer votre client au fur et à mesure que les tâches sont effectuées. Pour ce faire, il vous suffit de facturer une liste lorsque l’ensemble des tâches (cartes) qu’elle contient est complété.



En regroupant toutes les informations relatives à votre projet en un seul endroit, Nutcache vous permet d’en accélérer la réalisation en créant et en ayant accès aux diverses tâches, aux membres qui travaillent sur le projet, au budget alloué, aux tableaux du projet, aux dépenses, factures et pièces jointes, le tout à partir de l’écran de projet comme point central.