L'écran Projet vous permet d'identifier et de créer un projet. Le tableau, quant à lui, constitue plutôt une représentation visuelle qui permet de gérer le projet. Les tableaux Nutcache vous permettent d'organiser, de faire le suivi et de travailler sur des projets avec votre équipe en ajoutant des commentaires, des stories et des tâches, des documents, des dépenses et des heures travaillées, puis de facturer une portion spécifique du projet.


La création d'un tableau de type Agile est une opération très simple avec Nutcache. Pour avoir un aperçu de la flexibilité des tableaux Nutcache, ou comme source d'inspiration pour vos propres tableaux, cliquez ici.



La création d'un tableau

Il est possible de créer un tableau Agile directement à partir de l'écran Projet :


... ou à partir du module Projets :




Afin d'accélérer la création d'un tableau, Nutcache propose 12 gabarits types qui reflètent les besoins de divers domaines d’activités, tels que : agences de communication/graphisme, architectes, développement logiciel, département des ventes, entreprise spécialisée en RH, etc. Ces gabarits vous permettent d’adapter les tableaux à vos processus d’affaires.

Après avoir nommé et choici un gabarit pour votre tableau, il suffit de compléter les champs suivants :


  1. Dates de début et fin. Consignez les dates prévues de début et de fin de votre projet.
  2. Projet. Sélectionnez le projet auquel le tableau sera lié. Ce champ est obligatoire.
  3. Description. Ajoutez une description au tableau en lien avec le projet à accomplir.
  4. Définition de fini. La définition de fini représente les critères qui vous permettent d'évaluer que le travail est accompli pour être en mesure de fermer le tableau.
  5. Afficher les numéros de stories. Sélectionnez, ou non, la numérotation automatique des stories.
  6. Rendre ce tableau public. Un tableau public est accessible par tous ceux qui connaissent son URL publique. Sélectionnez cette option si vous désirez partager ce tableau avec d'autres.
  7. Assigner automatiquement les membres du projet au tableau. Cette option permet, au moment de la création du tableau, d'y assigner automatiquement les membres affectés au projet au préalable.
  8. Assigner automatiquement au tableau les éléments de projet sous forme de stories. Cette option permet, au moment de la création du tableau, d'y ajouter automatiquement les éléments de projet assignés au préalable au projet sous forme de stories.
  9. Cliquez sur Sauvegarder.


L'ajout de listes et de stories au tableau

Une fois votre tableau créé, enrichissez-le de listes et de stories qui refléteront le travail que vous avez à exécuter. Voyez une liste comme un contenant dans lequel vous regroupez vos tâches, vos idées, etc. Une liste peut représenter une procédure dans un ensemble de processus. Créez une nouvelle liste et nommez-la.



Par exemple, un tableau pourrait se diviser en 3 listes intitulées : À faire, En cours et Terminé.



Les listes peuvent être personnalisées en attribuant pour chacune une couleur spécifique :


Les listes renferment un certain nombre d'options accessibles en cliquant sur les 3 petits points verticaux qui s'affichent au moment de survoler l'en-tête d'une liste :


  • Vous pouvez dupliquer une liste
  • Vous pouvez déplacer une liste vers un autre tableau
  • Vous pouvez déplacer les stories de la liste à l'intérieur du tableau ou vers un autre tableau
  • Vous pouvez supprimer une liste
  • Vous pouvez archiver une liste
  • Vous pouvez facturer une liste (facturer une liste de stories complétées permet de faire de la facturation progressive)
  • Vous pouvez modifier la visibilité d'une liste en la rendant publique ou privée
  • Vous pouvez vous abonner à une liste et recevoir des notifications lorsque des modifications sont apportées à cette dernière
  • Vous pouvez appliquer une couleur distincte à chacune des listes


Maintenant, l'étape suivante consiste à ajouter des stories à vos listes :
 

Voyez une story comme un "post-it" collé sur un mur; les "post-it" représentent des tâches à effectuer pour compléter le projet. Créez les stories dans la liste "À faire" et déplacez-les d'une liste à l'autre au fur et à mesure de leur progression.




Chaque story vous permet de :
  • Assigner des membres
  • Planifier le travail à effectuer à l’aide de dates prévue/due/complétée, durée estimée/consommée, etc.
  • Estimer le retour sur investissement de chaque story en fonction de sa valeur métier et de son niveau de complexité
  • Découper les stories en tâches plus courtes
  • Associer des heures travaillées
  • Associer des dépenses reliées
  • Joindre et storer des documents
  • Commenter le travail en cours
  • Parcourir l’activité reliée à la story



L'assignation de membres au tableau

L'assignation de membres au tableau va permettre, entre autres, de suivre l'avancement du travail à effectuer. Pour tout savoir sur comment assigner des membres au tableau, stories et aux tâches, cliquez ici.



Suivez l'avancement du travail à exécuter
Le premier onglet de la story permet d'abord d'entrer une description du travail à effectuer mais surtout de colliger les informations qui vont permettre de mieux suivre l'avancement du travail à exécuter. Parmi ces informations, vous pouvez entrer la date de début prévue de la story, la date de début réelle, la date due et la date complétée de la story, la durée estimée et la durée consommée (heures travaillées).

Il est également possible de définir la valeur métier et le niveau de complexité d'une story. L'échelle de complexité reprend la suite de Fibonacci, outil de référence bien connu de la méthodologie Scrum. La notion de complexité offre une façon alternative au temps (durée estimée) afin d'évaluer la charge de travail à effectuer. Par ailleurs, la valeur métier d’une story divisée par sa complexité permet d’en connaître le ROI qui est également très utile afin de prioriser le travail à effectuer.

Il est également possible d'associer une story à un élément de projet existant afin de pouvoir y consigner le temps travaillé. Lorsqu'une entrée de temps est liée à la story (qui est elle-même liée à l'élément de projet du projet), il devient impossible de modifier l'élément de projet associé à moins de dissocier ou supprimer l'entrée de temps.

Toutes les informations consignées sur cet onglet alimentent le tableau de bord projet de façon à suivre étroitement l'avancement du projet.



La gestion des heures travaillées à l'aide de stories

Pour comptabiliser le temps passé à travailler sur une story, il suffit de démarrer un chronomètre à partir de l'une des options suivantes :


À partir d'une story fermée en cliquant sur les 3 petits points verticaux :



Ou à partir du menu interne de la story :



Une fois la story complétée, arrêtez le chronomètre. Une fenêtre vous invitera à comptabiliser les heures travaillées au nom du membre qui a fait le travail.



Le menu du tableau

Les actions accessibles par le menu sont les suivantes :



Modifier. Permet d'apporter des modifications aux paramètres initiaux du tableau.
Dupliquer. Cette option permet de copier un tableau existant. Très utile si vous gérez plusieurs projets ayant un processus de gestion similaire.
Supprimer. Cette option permet de supprimer un tableau existant et toutes les listes (et stories) qu'il contient.
Fermer. Lorsque toutes les stories du tableau ont été exécutées, vous pouvez fermer ce dernier afin d'alléger la liste des tableaux. Une fois fermé, le tableau demeure visible et accessible, mais aucune modification ne peut lui être apporté.
Déplacer les stories. Cette option permet de déplacer les listes et stories à l'intérieur du tableau ou vers un autre tableau.
Restaurer les listes archivées. Cette action permet de restaurer les listes archivés dans le tableau.
Facturer le tableau. Cette option permet de facturer la totalité d'un tableau pour le travail accompli.
Statistiques du tableau. Cet écran permet de voir en un coup d'oeil, les informations critiques du tableau et d'apporter les changements requis, si nécessaire.


Gérer les membres. Utilisez cette option du menu pour inviter et gérer les membres qui travailleront sur le tableau.