L'élaboration d'un budget assure au gestionnaire du projet une meilleure compréhension de la façon dont les ressources financières et humaines sont utilisées dans l'exécution du projet. Dans Nutcache, l'écran Projet vous permet de suivre votre projet et son budget en un seul endroit pratique.






L'accessibilité aux budgets, jalons et méthodes de facturation selon votre édition de Nutcache


    PRO ENTREPRISE
Budget    
  La portée Globale Toutes les options
  Type de budget Tous les types Tous les types
  Considérer seulement les entrées approuvées Non Oui
       
Facturation    
  Méthode de facturation Toutes les options Toutes les options
  Considérer seulement les entrées approuvées Non Oui
       


La définition initiale du budget

Définir un budget pour un projet comporte les étapes suivantes:




1. Définir la portée du budget

  • Globale. Comme son nom l'indique, un budget d'une portée globale couvre l'ensemble du projet.
  • Par membre ou par tâche. Un portée spécifique, par membre ou par tâche, permet un suivi plus détaillé de votre activité.


NOTE: La portée d'un budget "Par membre" est incompatible avec un projet de type "ouvert" puisque par définition, un projet ouvert est "ouvert" à tous les membres de votre organisation.



Si vous avez choisi le portée "globale" pour votre budget, vous aurez à définir un montant pour le type de budget que vous aurez sélectionné. Par exemple, pour un budget "global" de type "heures travaillées", vous devrez spécifier le nombre d'heures que vous allouez au budget. 





Si vous avez choisi la portée "par membre" ou "par tâche", vous aurez à définir un montant pour le type de budget soit à partir de l'onglet Membres (portée "par membre"), soit à partir de l'onglet Tâches (portée "par tâche") de l'écran Projet.





2. Définir le type de budget

Le calcul du budget peut s'effectuer à partir des 4 méthodes suivantes:

  • Heures travaillées (taux horaire défini au niveau de la fiche du membre)
  • Coûts (heures travaillées x taux horaires + dépenses)
  • Heures facturables
  • Montant facturable




3. Considérer seulement les entrées déjà approuvées

Cette option vous permet de choisir toutes les entrées (heures travaillées, dépenses, etc.) lors du calcul de votre budget, ou seulement celles qui ont été approuvées au préalable via les options d'approbation du module Suivi du temps.





Le suivi du budget

Une fois les paramètres initiaux du budget définis, l'onglet Budget de l'écran Projet vous permet de suivre les principaux indicateurs de performance du projet.





L'avancement du budget

L'indicateur graphique principal démontre l'état de l'avancement global du budget en fonction des paramètres préalablement définis.





La ligne pointillée du graphique illustre le seuil du budget défini. Lorsque la ligne pointillé devient rouge, c'est que le seuil est dépassé.




Une option "Actualiser" en haut à droite du graphique permet de générer à nouveau le graphique si vous effectuez des modifications aux éléments (heures travaillées, dépenses, etc.) utilisés dans le calcul du graphique.





Les indicateurs de performance

Les indicateurs de performance du projet se divise en 5 catégories:



L'avancement
Consommé : montant ou nombre d'heures utilisé à date
Pourcentage : pourcentage d'avancement par rapport au budget défini
Restant : montant ou nombre d'heures restant avant l'atteinte du budget

Heures
Travaillées : heures travaillées
Facturables : heures facturables
Ratio : le ratio entre les heures travaillées et les heures facturables

Coûts (devise)
Dépenses : les dépenses inhérentes au projet
Main-d'oeuvre : les coûts de main-d'oeuvre (salaires)
Total : le total des coûts

Facturation (devise)
Facturé : montant facturé à date
À facturer : montant restant à facturer
Total : montant total facturable

Rentabilité
Actuelle : montant facturé à date vs l'ensemble des coûts
Projetée : montant facturable vs l'ensemble des coûts

La valeur "1" représente un projet sans perte ni bénéfice. Toutes valeurs inférieures, représentent un projet à pertes. À l'inverse, toutes valeurs supérieures indiquent un projet rentable.





La vue par membre
Si vous avez sélectionnez la portée "Par membre", vous aurez dans la grille du bas une vue d'ensemble de tous les membres associés au projet. Pour chacun d'entre eux, vous êtes informé sur le budget qui leur est alloué, le montant ou le nombre d'heures cumulé à date, le montant ou le nombre d'heures restant, le pourcentage d'avancement, les coûts engendrés (heures travaillées x taux horaires + dépenses) et les heures et le montant facturables.



La vue par tâche
Si vous avez sélectionnez la portée "Par tâche", vous aurez dans la grille du bas une vue d'ensemble de toutes les tâches reliées au projet. Pour chacune d'entre elles, vous êtes informé sur le budget alloué, le nombre d'heures cumulé à date, le nombre d'heures restant, les coûts engendrés (considère que les heures travaillées), les heures et le montant facturables et le pourcentage d'achèvement.




La création de jalons et alertes

Le contrôle continu de la performance d’un projet peut être effectué grâce aux jalons qui vous permettent de définir divers seuils (en pourcentage) dans l’atteinte d’un budget. Lorsqu'un jalon est atteint, une alerte est déclenchée et vous est transmise afin de vous informer de la progression du budget. Bref, les jalons vous aident à mieux suivre l'avancement de votre projet.


La création d'un jalon

Cliquez d'abord sur l'onglet Jalons situé au-dessus de la liste, puis cliquez sur le bouton + Jalon.




L'écran qui s'affiche vous invite à saisir une description pour votre jalon (par exemple, 50%), à définir son statut et le pourcentage du jalon (50% dans ce cas-ci), puis à spécifier les destinataires qui recevront une alerte lorsque le jalon sera atteint (vous devez entrer l'adresse email des destinataires désignés). Lorsqu'un jalon est atteint, le ou les destinataires en seront informés et pourront apporter les actions nécessaires.





Si la portée de votre budget est "par membre" ou "par tâche", vous aurez également à définir la portée du jalon, soit à l'ensemble des membres ou des tâches, soit à des membres ou des tâches spécifiques.

Nutcache vous permet de créer autant de jalons que vous le désirez afin de suivre votre budget plus étroitement.